首页 >> 制度职责 >>考场纪律 >> 河间电大开放教育学生学籍档案管理办法
详细内容

河间电大开放教育学生学籍档案管理办法

本办法根据《河北广播电视大学开放教育学生学籍档案管理办法》制定。
一、学生学籍资料及档案管理范围
(一)入学、录取及注册档案
(二)选课(或称为"课程注册")材料
(三)成绩档案
(四)学籍异动档案
(五)毕业生图像信息采集资料(教学点、分校备案)
(六)毕业及学位档案
(七)学生基本信息更正材料
二、学生学籍档案管理要求
分集体管理和个人管理两大类。
(一)入学、录取及注册档案管理
(以下为集体建档项目)
1、录取名册:分年度、季节装订。
2、专业规则:按年度、分教学班装订成册。
3、新生基本信息材料:身份证复印件一式三份,分年级、季节、教学班装订(一份永久留存,一份放毕业生档案袋,一份用于毕业审核更改信息时上报)。
(以下为个人建档项目)
用专用个人档案袋保存至学生毕业或学籍失效,包括:
4、录取通知书。
5、报名登记表。
(二)课程注册材料
1、课程注册名册:分年度、季节、教学班装订,学生毕业后可自行销毁。
2、课程注册统计表:分年度、季节装订,学生毕业后可自行销毁。
(三)成绩
1、历次期末考试成绩册、免修免考手续:分年度、季节装订,永久留存。
2、实践环节成绩册:分年度、季节装订,永久留存。
(四)学籍异动档案
1、转入
(1)年度学生转入名册:分年度装订。
(2)报名登记表
(3)转学审批表
(4)学生个人档案
转入材料(1)永久留存,(2)(3)(4)留存复印件两份(省电大存原件)。
2、转出
(1)年度学生转出名册:分年度、季节装订。
(2)转学审批表永久留存。
3、转专业
(1)年度转专业名册:分年度、季节装订。
(2)学籍异动审批表复印件两份,永久留存。
(五)毕业生图像信息采集资料
市电大分年度刻制光盘永久留存。
(六)毕业及学位档案
(以下为集体建档项目)
1、毕业生花名册及数据库:
通过教务管理系统打印毕业生电子注册名册,加盖公章,分年度、季节装订,并导出毕业生数据库刻制光盘,永久留存。
2、毕业生成绩册:
通过教务管理系统打印毕业生成绩册,加盖公章,分年度、季节装订,永久留存。
3、毕业生电子照片:按届刻制光盘留存。
4、学位名册及成绩册:
通过教务管理系统分别打印获得学位学生名册及相应成绩册,加盖公章,分年度、季节装订,永久留存。
5、本科毕业生三项选择表:分毕业年度、季节装订,永久留存。
(以下为个人建档项目)
6、毕业生登记表
7、毕业生成绩单
8、学位申请材料
9、录取通知书、报名登记表
10、毕业生档案袋
5、6、7、8、9装入10中(遗失、污损均不能补办)。
(七)学生基本信息更正材料
1、输入错误:身份证复印件及录入部门证明材料各一式三份。
2、更名或修改身份证号(身份证号升位不需提供材料):身份证复印件及县级(或以上)公安机关证明各一式三份。
以上材料作为电子注册名册附件分年度、季节装订,永久留存。
三、个人档案填写和移交
(一)填写要求:严格按毕业生登记表填写要求认真填写。
(二)个人档案移交:
1、颁发毕业证前,将个人档案整理完毕,装入档案袋,填写材料清单,密封,加盖公章。
2、《毕业生档案及证书签领表》装订成册,永久留存。
注:档案袋领取人、毕业证领取人、学位证领取人三栏由领取人分别签字,档案去向填写毕业生档案留存单位,档案去向确认人与填写档案去向者为同一人。 
3、档案及证书领取手续:
(1)本人:携身份证、学生证。
(2)他人代领:毕业生电话告知发放人,领取人携毕业生身份证复印件、委托书、领取人身份证原件及复印件,收取领取人身份证复印件和委托书,作为签领表附件。
(3)档案去向只能选择以下两种:
第一,毕业生有工作单位:单位人事档案管理部门。
第二,无单位:街道或人才交流中心。
(4)档案及毕业证书移交完毕,发放人在签领表签字,填写登记日期,加盖公章。
四、其他规定
(一)专项管理
1、专门场地。
2、配备专门人员。
3、配置相应资金和设施、设备。
(二)监督检查
省电大教务处不定期抽查。

客服中心
联系方式
0317-3655871
扫一扫二维码手机登录
技术支持: 瀛科网络0317-3885600 | 管理登录