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详细内容

河间电大班级档案管理基本要求

(一)电子档案
只读共享电脑硬盘最后一个分区(例如:电脑分C、D、E、F四个分区,则共享F盘),并在此盘内建立"电大XXX"文件夹,在此文件夹内建立"花名册、书费、课程注册、补考、成绩、查分、毕业、资源、其它"子文件夹。子文件夹内所存放的电子文档:

1、花名册:
(1)《开放在籍学员花名册》(新生入学后,教务处下发,学员联系方式变更后及时更新)。
(2)"入学证件"文件夹:《入学证件领取签名表》(教务处下发)。
(3)"学籍异动"文件夹:班级退学学员《退学申请表》、休学学员《学籍异动申请表》、复学学员《复学审批表》。

2、书费:
(1)《预交款收支情况表》(所管所有班级一工作簿,各工作表以班级命名)。
(2)《订书情况统计表》(所管所有班级一工作簿,各工作表以班级命名)。
(3)《领书签名表》。

3、课程注册:
班级每学期开考课程(教务处下发)。

4、补考:
班级每学期《补考报名表》(教务处下发模版,确认后备份)。

5、成绩:
(1)成绩表(教务处下发期末考试成绩后,录入"教务共享\全校成绩.XLS",备份)。
(2)"形考"文件夹:班级每学期《形考成绩表》(教务处下发模版)。
(3)"论文"文件夹:班级《实践环节成绩表》(教务处下发模版)。

6、查分:
班级每学期《查分申请表》。 7、毕业:
(1)《毕业学员名单》。
(2)《毕业生档案及证书签领表》(教务处下发)。
(4)《学士学位申请表》(教务处下发)。

8、资源:
所导学课程教案等。

9、其它:
以上未包括的文件。

(二)文本档案
1、学员个人档案:每一学员准备一专用个人档案袋,内装录取通知书、报名登记表、毕业生登记表、毕业生成绩单和学位申请材料,外写内装材料清单。
2、班级档案:《预交款收支情况表》、《订书情况统计表》、《领书签名表》《学士学位申请表》以及其它可存档物品装一档案袋。

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